Wyprawki szkolne dla dzieci pracowników

Pracodawca ma prawo przekazać pracownikom posiadającym dzieci w wieku szkolnym środki na zakup wyprawki (w całości lub w części) lub też samą wyprawkę szkolną. Świadczenie to może być finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub ze środków obrotowych firmy.  W zależności od źródła finansowania, różne będą  zasady przyznawania wyprawek, a także zasady ich opodatkowania.

W przypadku finansowania wyprawek z ZFŚS ich wartość musi być zróżnicowana w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracowników. Przy jej ocenie bierze się zazwyczaj pod uwagę wysokość dochodu przypadającego na członka rodziny pracownika. Zasady przyznawania wyprawek muszą być dokładnie opisane w regulaminie ZFŚS. Firmy stosują tu różne praktyki – niektóre przyznają wyprawkę tylko dzieciom w pierwszej klasie szkoły podstawowej, albo w pierwszej klasie na każdym kolejnym etapie edukacji (szkoła podstawowa, gimnazjum, szkoła średnia),  inne – każdemu dziecku, co roku, aż do ukończenia szkoły średniej, a nawet aż do ukończenia studiów.  Przyjmuje się, że jeśli pracownik posiada kilkoro dzieci – każde z nich otrzymuje wyprawkę. Jeśli natomiast w tej samej firmie pracują oboje rodzice dziecka, otrzymuje ono jedną wyprawkę. 

Jeśli pracodawca finansuje wyprawki dla dzieci pracowników ze swoich środków obrotowych, nie może uzależniać ich przyznawania oraz wartości od kryteriów socjalnych, czyli sytuacji życiowej, rodzinnej bądź materialnej pracownika.  Wszystkie dzieci pracowników spełniające warunki jej otrzymania,  muszą dostać wyprawkę tej samej wartości. 

Pracownicy będący rodzicami dzieci w wieku szkolnym.

Każda firma – bez względu na wielkość i charakter prowadzonej działalności - może wspierać rzeczowo lub finansowo pracowników będących rodzicami dzieci w wieku szkolnym w okresie zwiększonych wydatków związanych z rozpoczęciem roku szkolnego. Jedynym ograniczeniem są posiadane środki finansowe. 

Koszty wyprawki dla pracodawcy zależą od jej wartości, liczby objętych tym świadczeniem dzieci, zasad jego przyznawania, a także źródła finansowania.  

W firmach zatrudniających powyżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty wyprawka szkolna jest zwykle finansowana z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, który tworzy się z corocznego odpisu podstawowego. Koszty dla pracodawcy ograniczają się wtedy do kosztów administracyjnych.

Z kolei w przypadku finansowania wyprawek ze środków obrotowych przedsiębiorstwa, wydatek ten w całości obciąża pracodawcę,  jednak można go zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. 

Otrzymane wyprawki lub środki finansowe przyznane na ich zakup stanowią dla pracowników przychód do opodatkowania.  Jeśli są finansowane ze środków obrotowych, całość ich kosztów trzeba doliczyć do przychodów pracownika i opodatkować. Wartość wyprawki musi być także  w tej sytuacji uwzględniana przy określaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne pracowników. 

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku wyprawek finansowanych w całości ze środków ZFŚS. Wartość wyprawek będzie zwolniona z podatku do kwoty 380 zł łącznie za wszystkie świadczenia w roku podatkowym. Wartość świadczeń powyżej tego limitu musi zostać opodatkowana podatkiem dochodowym. Każde świadczenie socjalne przyznane pracownikowi z ZFŚS bez względu na jego wysokość jest też wyłączone z podstawy wymiaru składek ZUS. 

• Wzrost kosztów stałych przypadających na pracownika bez zwiększenia jego wydajności 

• Przed ustaleniem katalogu świadczeń finansowanych z ZFŚS warto przeanalizować sytuację demograficzną i rodzinną pracowników, a także zapytać ich o to, na jakich świadczeniach najbardziej im zależy. 
• Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych obowiązujący u pracodawcy musi określać szczegółowo warunki niezbędne do przyznania wyprawki. W szczególności w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub przedstawicielem załogi pracodawca powinien ustalić zasady, które uprawniają do otrzymania wyprawki, np. czy otrzymują ją wyłącznie dzieci uczęszczające do szkoły podstawowej, czy także uczniowie gimnazjów i szkół średnich; czy przyznaje się ją tylko uczniom klas pierwszych, czy wszystkim rozpoczynającym rok szkolny itp. 

Jakie są zasady przyznawania świadczeń z funduszu socjalnego i czy są one oskładkowane i opodatkowane?