Czy pracownik może mieć wpływ na swój harmonogram czasu pracy?

Harmonogram czasu pracy jest układany z góry na okres rozliczeniowy a w przypadku dłuższych niż miesiąc okresów rozliczeniowych co najmniej na 1 miesiąc i musi być podany do wiadomości na tydzień przed rozpoczęciem okresu, na który został sporządzony. Formalnie przepisy nie przewidują udziału pracownika w tworzeniu harmonogramu czasu pracy, ale w praktyce wielu firm pracownik może np. do 15. dnia miesiąca złożyć wnioski co do układu harmonogramu w kolejnym miesiącu. Działanie takie może jednak wynikać tylko z praktyki postępowania przyjętej w danej organizacji.

Ustalanie harmonogramu z udziałem pracowników

W wielu firmach planowanie harmonogramów czasu pracy jest już zautomatyzowane i odbywa się w systemach informatycznych, które mogą przewidywać możliwość zaznaczania przez pracowników ich preferencji odnośnie tego, kiedy chcą świadczyć pracę Ma to szersze zastosowanie zwłaszcza w sieciach handlowych czy gastronomii, gdzie zatrudnia się bardzo dużą liczbę studentów i istnieje konieczność pogodzenia harmonogramu z planem zajęć na uczelni. W przeciwnym razie harmonogram byłby bowiem wielokrotnie zmieniany w trakcie miesiąca albo pracownicy korzystaliby z urlopów i innych zwolnień od pracy, aby móc uczestniczyć w zajęciach na uczelni.

Dobrą praktyką HR-ową jest więc zażądanie przedstawienia przez studenta planu zajęć na uczelni czy terminów zjazdów (studenci zaoczni lub kontynuujący naukę na studiach podyplomowych) i dostosowanie do tego planu harmonogramu czasu pracy. To działanie tylko pozornie wydaje się bardziej pracochłonne dla kadry zarządzającej, gdyż w praktyce późniejsze zmiany w harmonogramie wynikające z absencji pracowników i konieczność zastępowania nieobecnych innymi osobami oznaczają nie tylko dodatkową pracę dla osób planujących harmonogramy czasu pracy, ale również nierzadko dodatkowe koszty w postaci wynagrodzenia za nadgodziny dla pracowników zastępujących osoby nieobecne.

Harmonogram i jego zmiany w trakcie miesiąca

Z formalnego punktu widzenia harmonogram czasu pracy jest traktowany jako polecenie pracodawcy określające zasady wykonywania pracy w skali miesiąca. Pracownik jest zatem jedynie zapoznawany z harmonogramem i ma obowiązek wykonywać pracę tak, jak to zostało zaplanowane. Co więcej: nieprzyjście do pracy na godziny wynikające z harmonogramu czasu pracy byłoby uznane za nieobecność w pracy. Tak więc jeśli w trakcie miesiąca pojawi się konieczność zmodyfikowania godzin pracy osoby zatrudnionej, to jest to możliwe jedynie w drodze formalnej zmiany harmonogramu czasu pracy przez przełożonego tej osoby. W przypadku braku takiej zmiany pracownikowi pozostaje tylko nieobecność w pracy i jeśli to będzie cały dzień, pracownik może skorzystać z urlopu na żądanie przysługującego w wymiarze 4 dni w roku kalendarzowym, a jeśli będzie to nieobecność godzinowa, to można ją usprawiedliwić jako wyjście prywatne, które pracownik następnie odpracuje.

Podstawa prawna:

• art. 129 § 3-4 Kodeksu pracy.