Spotkania integracyjne dla pracowników

Jednym ze sposobów na oderwanie grupy pracowników od codziennych obowiązków jest organizacja imprezy czy spotkania integracyjnego. Podobne wydarzenia motywują do pracy oraz pełnią istotną rolę w budowaniu atmosfery w zespole. Mogą mieć one formę wyjazdowych lub stacjonarnych szkoleń integracyjnych, wycieczek, pikników, festynów, imprez sportowo-kulturalnych, spotkań wigilijnych czy noworocznych. Do udziału w podobnych imprezach zapraszani są pracownicy, a czasem także ich rodziny. 

Wszyscy pracownicy, rodziny pracowników.

Każda firma – bez względu na wielkość i charakter prowadzonej działalności - powinna dbać o dobrą atmosferę pracy w zespole. Realizację tego celu wspiera organizacja spotkań i imprez integracyjnych. W zależności od wielkości firmy i dostępnych funduszy, imprezy te mogą przybierać różne formy – od wspólnej wycieczki rowerowej do kilkudniowego, wypełnionego atrakcjami wyjazdu, czasem nawet zagranicznego. 

Koszty imprezy integracyjnej mogą być bardzo różne, w zależności od jej formy, liczby objętych tym świadczeniem osób, a także od źródła finansowania. Są one zwykle pokrywane ze środków obrotowych pracodawcy lub z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. 

Dofinansowanie z ZFŚS jest możliwe tylko, jeśli charakter imprezy jest zgodny z definicją działalności socjalnej przyjętą w Ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnym. Mowa jest tam  m.in. o finansowaniu różnych form wypoczynku, działalności kulturalnej czy sportowo-rekreacyjnej. Można więc sfinansować ze środków ZFŚS np. zwiedzanie muzeum, spływ kajakowy, festyn sportowy, wycieczkę rowerową, spektakl teatralny, nie można natomiast z tego źródła pokryć kosztów przyjęcia bożonarodzeniowego, wielkanocnego czy imprezy jubileuszowej. Przy finansowaniu imprez integracyjnych z ZFŚS nie trzeba stosować kryterium socjalnego, co oznacza, że wszyscy pracownicy mogą uczestniczyć w imprezie w takim samym zakresie i na takich samych warunkach.

Jeśli impreza jest w całości finansowana z ZFŚS, pracodawcę obciążają tylko koszty administracyjne. Jeśli natomiast źródłem finansowania są środki obrotowe, wydatki na imprezę można wliczyć w koszty  uzyskania przychodu pod warunkiem, że zamierzonym celem pracodawcy jest integracja pracowników, poprawa atmosfery pracy i wzrost motywacji do wykonywania obowiązków służbowych. W spotkaniach integracyjnych zaliczanych do kosztów działalności mogą brać udział tylko pracownicy (bez względu na formę umowy), nie możemy natomiast zaprosić na nie kontrahentów ani rodzin pracowników. Jeśli rodziny zostaną zaproszone, to do kosztów działalności można wliczyć ewentualnie tę część wydatków, która przypada na obecnych na imprezie pracowników – musimy jednak ją wydzielić z całości kosztów imprezy. 

Jeśli na spotkanie integracyjne zostaną zaproszeni wszyscy pracownicy, nie trzeba poszczególnych osób obciążać podatkiem z tego tytułu. Zgodnie z wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego, świadczeń adresowanych do wszystkich pracowników nie można przypisać indywidualnym uczestnikom jako ich wymiernej korzyści.

• W program firmowej Wigilii czy spotkania noworocznego warto włączyć część poświęconą podsumowaniu wyników czy planom firmy na przyszłość, co sprawi, że spotkanie będzie pełniło funkcję motywacyjną, a tym samym pracodawca będzie mógł jego koszty zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. 
• W przypadku organizacji imprezy z udziałem pracowników i ich rodzin trzeba pamiętać, że w koszty uzyskania przychodu możemy zaliczyć tylko wydatki poniesione na pracowników. 

Czy udział w imprezach integracyjnych organizowanych przez pracodawcę wpływa na przychód pracownika ze stosunku pracy?